4 секрета продуктивных совещаний

Часто бывает, что на совещаниях сотрудники витают в облаках и откровенно скучают. Проще говоря, они впустую тратят свое рабочее время, что обходится компаниям в среднем в 177 000 долларов ежегодно. Эта картина знакома многим. Согласно статистике:

• Организации в среднем проводят более 3 миллиардов совещаний каждый год.
• Руководители тратят 40-50% своего рабочего времени (или 23 часа в неделю) на совещания.
• 90% участников совещаний признаются, что витают в это время в облаках.
• 73% участников во время совещаний выполняют другую работу.
• 25% времени на совещаниях обсуждаются неактуальные вопросы.

В то же время эффективные совещания могут существенно улучшить результаты работы команды. Но как добиться того, чтобы ваши встречи носили конструктивный, а не деструктивный характер? Поможет вам в этом применение принципов дизайн-мышления. Эта концепция была популяризирована основателем IDEO Дэвидом Келли. Сначала дизайн-мышление использовалось для создания физических объектов, затем других продуктов, например, технологических инструментов. Основная идея концепции заключается в том, чтобы поставить “пользователя” в центр опыта. Она отлично работает и при планировании совещаний. Для этого:

1. Поговорите с сотрудниками

Для начала забудьте на время о собственном опыте и повестке дня, подумайте о людях, которые будут приглашены на совещание. Ответьте на следующие вопросы:

• Кто будет присутствовать на совещании, что им нужно?
• На кого из отсутствующих на встрече сотрудников повлияет результат совещания, что им нужно?
• В какой обстановке и культуре вы работаете, с какими внешними и внутренними трудностями и возможностями вы сталкиваетесь?

Пообщайтесь со всеми сотрудниками, имеющими отношение к теме совещания, желательно лично. Даже если состав вашей группы не меняется, предварительные индивидуальные беседы помогут укрепить доверие, выявить скрытые проблемы и мотивировать коллег на активное участие в обсуждении.

2. Сформулируйте цели

Внимательно выслушав сотрудников, сформулируйте цель совещания и результаты, которые помогут в ее достижении. Спросите себя: Если собрание пройдет успешно, что люди почувствуют, узнают и сделают? Включите эти желаемые результаты в свою повестку дня, чтобы сотрудники понимали, зачем они участвуют во встрече, и могли определить, продуктивно ли она прошла. К сожалению, на практике чаще всего совещания назначаются без какой-либо четкой цели. В результате люди собираются вместе только потому, что считают это обязательным. Для каждого совещания необходимо формулировать цель и ожидаемые результаты. Только тогда участники смогут сохранять фокус и продуктивно проводить время общения. Кстати, в статье "Радикальный план повышения эффективности сотрудников от Tesla" мы рассказываем о необычной стратегии повышения качества работы команды. 

3. Составьте план

Только после того, как вы сформулируете основные вопросы и результаты, можно составлять повестку дня. Для этого определите, как быстро вы должны достичь цели, с какими сложностями вам придется столкнуться, каких тактик лучше придерживаться, а каких избегать. На этом этапе желательно дать волю своей фантазии. Добавьте в деловое совещание немного веселья. Неожиданно начните или закончите встречу. Используйте видео, картинки, стихи, музыку. Предложите каждому участнику высказаться. Это важно, так как на совещаниях можно не только решать проблемы, но и укреплять командный дух.

4. Протестируйте свои идеи

Поделитесь с участниками черновиком повестки дня. Их комментарии позволят вам не упустить ни одного важного вопроса, сделать встречу еще интереснее и продуктивнее. Использование процесса дизайн-мышления при планировании совещаний значительно повысит их эффективность и улучшит отношение к ним сотрудников. Убедитесь в этом сами.