В Директе появились новые инструменты для работы с видеодополнениями
Previous
выбрать за меня
Сбербанк для бизнеса: кредиты онлайн и переводы новым контрагентам через приложение
Next
дизайн-мышление для совещаний, эффективные совещания
Интернет-маркетинг

4 секрета продуктивных совещаний

Автор: Ия Пфанштиль05.03.2018

Часто бывает, что на совещаниях сотрудники витают в облаках и откровенно скучают. Проще говоря, они впустую тратят свое рабочее время, что обходится компаниям в среднем в 177 000 долларов ежегодно.

Эта картина знакома многим. Согласно статистике:

  • Организации в среднем проводят более 3 миллиардов совещаний каждый год.
  • Руководители тратят 40-50% своего рабочего времени (или 23 часа в неделю) на совещания.
  • 90% участников совещаний признаются, что витают в это время в облаках.
  • 73% участников во время совещаний выполняют другую работу.
  • 25% времени на совещаниях обсуждаются неактуальные вопросы.

В то же время эффективные совещания могут существенно улучшить результаты работы команды.

Но как добиться того, чтобы ваши встречи носили конструктивный, а не деструктивный характер?

Поможет вам в этом применение принципов дизайн-мышления. Эта концепция была популяризирована основателем IDEO Дэвидом Келли. Сначала дизайн-мышление использовалось для создания физических объектов, затем других продуктов, например, технологических инструментов.

Основная идея концепции заключается в том, чтобы поставить “пользователя” в центр опыта. Она отлично работает и при планировании совещаний. Для этого:

1. Поговорите с сотрудниками

стратегия, команда, мотивация сотрудников, сотрудники, совещания, психология, психологические советы, план, планирование, дизайн-мышление

Для начала забудьте на время о собственном опыте и повестке дня, подумайте о людях, которые будут приглашены на совещание. Для этого ответьте на следующие вопросы:

  • Кто будет присутствовать на совещании, что им нужно?
  • На кого из отсутствующих на встрече сотрудников повлияет результат совещания, что им нужно?
  • В какой обстановке и культуре вы работаете, с какими внешними и внутренними трудностями и возможностями вы сталкиваетесь?

Пообщайтесь со всеми сотрудниками, имеющими отношение к теме совещания, желательно лично. Даже если состав вашей группы не меняется, предварительные индивидуальные беседы помогут укрепить доверие, выявить скрытые проблемы и мотивировать коллег на активное участие в обсуждении.

2. Сформулируйте цели

стратегия, команда, мотивация сотрудников, сотрудники, совещания, психология, психологические советы, план, планирование, дизайн-мышление

Внимательно выслушав сотрудников, сформулируйте цель совещания и результаты, которые помогут в ее достижении. Спросите себя: Если собрание пройдет успешно, что люди почувствуют, узнают и сделают?

Включите эти желаемые результаты в свою повестку дня, чтобы участники понимали, зачем они участвуют во встрече, и могли определить, продуктивно ли она прошла.

К сожалению, на практике чаще всего совещания назначаются без какой-либо четкой цели. В результате люди собираются вместе только потому, что считают это обязательным.

Для каждого совещания необходимо формулировать цель и ожидаемые результаты. Только тогда участники смогут сохранять фокус и продуктивно проводить время общения.

Кстати, в статье “Радикальный план повышения эффективности сотрудников от Tesla” мы рассказываем о необычной стратегии повышения качества работы команды. 

3. Составьте план

стратегия, команда, мотивация сотрудников, сотрудники, совещания, психология, психологические советы, план, планирование, дизайн-мышление

Только после того, как вы сформулируете основные вопросы и результаты, можно составлять повестку дня.

Для этого определите, как быстро вы должны достичь цели, с какими сложностями вам придется столкнуться, каких тактик лучше придерживаться, а каких избегать.

На этом этапе желательно дать волю своей фантазии. Добавьте в деловое совещание немного веселья. Неожиданно начните или закончите встречу. Используйте видео, картинки, стихи, музыку. Предложите каждому участнику высказаться. Это важно, так как на совещаниях можно не только решать проблемы, но и укреплять командный дух.

4. Протестируйте свои идеи

стратегия, команда, мотивация сотрудников, сотрудники, совещания, психология, психологические советы, план, планирование, дизайн-мышление

Поделитесь с участниками черновиком повестки дня. Их комментарии позволят вам не упустить ни одного важного вопроса, сделать встречу еще интереснее и продуктивнее.

Использование процесса дизайн-мышления при планировании совещаний значительно повысит их эффективность и улучшит отношение к ним сотрудников. Убедитесь в этом сами.

Реакция на статью
поделюсь
0%
интересно
0%
полезно
0%
не уверен
100%
скучно
0%
где автор?
0%
Ия Пфанштиль
Стараюсь радовать читателей полезным и качественным контентом.
Комментарии
Оставить отзыв

    You must log in to post a comment

    ПОДПИШИТЕСЬ НА НАШУ РАССЫЛКУ!
    Уведомления о новостях, статьях и инфографике будут приходить раз в неделю.
    ПОДПИШИТЕСЬ НА НАШУ РАССЫЛКУ!
    Позвольте нам обновлять ваши знания раз в неделю.
    Твой голос очень важен.
    Мы постоянно пытаемся сделать наш сервис лучше. Опрос займет не более 3х минут. Многие читатели уже с нами поделились, оставь свой голос и ты.